Une bonne feuille d’émargement se remplit sans y penser et répond, des mois plus tard, à toutes les questions d’un financeur ou d’un contrôleur : qui était présent, à quelle séance, pendant combien de temps, avec quel formateur. Cette page propose un modèle prêt à l’emploi, en version vierge et en exemple rempli, et explique comment l’adapter à vos sessions. Les règles qui fondent ce modèle (valeur de preuve, papier ou électronique, conservation) sont détaillées dans notre article sur l’émargement en formation.
La réponse en bref
Un modèle fiable comporte un en-tête qui identifie la session (organisme, intitulé conforme à la convention, dates, horaires, lieu ou modalité, formateur), un tableau avec une ligne par stagiaire et une colonne par demi-journée, la signature du formateur à chaque demi-journée et une zone pour noter les absences et les retards. Téléchargez ci-dessous la version vierge (PDF ou Word) et l’exemple rempli.
Sommaire
Télécharger le modèle
Le modèle est proposé en trois fichiers, au format A4 paysage :
- Feuille d’émargement vierge, format PDF à imprimer
- Feuille d’émargement vierge, format Word modifiable
- Exemple de feuille d’émargement remplie, format PDF
La version Word permet d’ajouter votre logo, votre numéro de déclaration d’activité et le nombre de demi-journées de la session.
Le modèle commenté
| Zone | Ce qu’elle contient | Pourquoi |
|---|---|---|
| En-tête : organisme | Nom, adresse, numéro de déclaration d’activité | Identifier le prestataire responsable |
| En-tête : session | Intitulé de la formation, identique à celui de la convention ou du contrat | Relier la présence à une action précise |
| En-tête : dates et horaires | Dates et horaires de chaque demi-journée | Calculer les heures suivies |
| En-tête : lieu ou modalité | Adresse, intra-entreprise ou classe virtuelle | Situer la séance |
| En-tête : formateur | Nom du ou des formateurs | Savoir qui atteste la séance |
| Tableau : stagiaires | Nom, prénom et, le cas échéant, entreprise | Identifier chaque participant |
| Tableau : signatures | Une case par stagiaire et par demi-journée | Prouver la présence effective |
| Ligne du formateur | Signature du formateur à chaque demi-journée | Attester la tenue de la séance |
| Observations | Absences, retards, départs anticipés avec l’heure | Établir les heures réellement suivies |
Les variantes selon la session
Une session d’une journée
Deux colonnes de signature, matin et après-midi. C’est la version la plus courante.
Une session sur plusieurs jours
Une feuille par session avec deux colonnes par jour, comme dans l’exemple, ou une feuille par jour si le groupe est important. L’essentiel est qu’aucune demi-journée ne reste sans colonne.
Une formation intra-entreprise
Ajoutez le nom de l’entreprise cliente dans l’en-tête. La colonne « entreprise » du tableau devient inutile.
Une classe virtuelle
La signature manuscrite n’est pas possible. Les preuves reposent sur un émargement électronique ou sur d’autres justificatifs de connexion et de participation, selon les exigences du financeur. Notre article sur l’émargement en formation présente les situations particulières, et notre article sur la signature électronique les niveaux de signature.
Une formation en situation de travail
Pour une AFEST, un suivi par séquence est plus adapté qu’une feuille par demi-journée : voir notre article AFEST : comment prouver une formation en situation de travail.
Les champs souvent oubliés
- L’intitulé exact de la formation, tel qu’il figure sur la convention.
- Les horaires, sans lesquels les heures suivies ne peuvent pas être calculées.
- La signature du formateur à chaque demi-journée, et pas seulement en fin de session.
- Les mentions d’absence : une case vide sans mention laisse un doute.
Pour noter correctement une absence ou un retard, et en tirer les conséquences sur la facture, voir notre article sur les absences, retards et abandons en formation.
Remplir la feuille sans erreur
- Préparez la feuille avant la session, avec la liste des inscrits.
- Faites signer au début de chaque demi-journée, ou à la fin si votre procédure le prévoit, toujours de la même façon.
- Notez « absent » dans la case d’un stagiaire absent ; ne laissez jamais signer quelqu’un à sa place.
- Signez comme formateur à chaque demi-journée.
- Vérifiez la feuille avant de clôturer la session, rapprochez-la du certificat de réalisation et conservez-la : elle peut être demandée lors d’un contrôle de l’organisme.
Le certificat de réalisation se fonde sur ces données : voir notre article attestation de fin de formation ou certificat de réalisation.
Du papier au numérique
Le même modèle se retrouve dans les outils d’émargement électronique : en-tête généré à partir de la session, signature sur téléphone ou tablette, horodatage, et présences réutilisées pour les documents de fin de formation. L’intérêt est d’éviter la ressaisie et les feuilles incomplètes. Notre article comment automatiser les documents de son organisme de formation détaille la démarche.
Passez à l’émargement numérique
Signature sur smartphone, QR code, présences centralisées et réutilisées pour vos documents de fin de formation.
Questions fréquentes
Faut-il une feuille par jour ou par session ?
Les deux sont possibles. Ce qui compte, c’est qu’il y ait une colonne de signature pour chaque demi-journée et que chaque feuille identifie clairement la session.
Peut-on utiliser un tableur ?
Oui pour préparer la feuille, à condition d’imprimer et de faire signer chaque demi-journée. Une liste de présence remplie après coup dans un tableur n’a pas la même valeur qu’une feuille signée par les stagiaires.
Comment corriger une erreur sur la feuille ?
Barrez proprement, sans effacer ni masquer, ajoutez la correction et faites-la parapher par le formateur. N’utilisez pas de correcteur.
Le modèle convient-il à une formation financée par le CPF ?
Oui pour une formation en présentiel. Les conditions particulières de Mon Compte Formation citent les feuilles de présence émargées par le stagiaire parmi les justificatifs d’assiduité ; pour une formation à distance, elles citent notamment les relevés de connexion et les preuves de travaux ou d’évaluations.
