CFA : gérer les contrats d’apprentissage et le suivi des apprentis

Gérer un CFA, c’est coordonner trois acteurs (l’apprenti, l’entreprise et le centre de formation) sur des parcours qui durent souvent un ou deux ans. Les règles sont plus nombreuses que pour la formation continue, et les erreurs se paient vite : contrat déposé hors délai, prise en charge refusée, rupture mal gérée. Ce guide fait le point sur le cadre juridique et sur l’organisation pratique.

Créer ou ouvrir un CFA : les conditions

Depuis la réforme de 2018, tout organisme de formation peut dispenser des formations par apprentissage, à plusieurs conditions :

• déclaration d’activité : comme tout organisme de formation, le CFA dépose une déclaration d’activité. Pour une personne morale de droit privé, les statuts doivent mentionner explicitement l’activité de formation par apprentissage, faute de quoi l’enregistrement peut être refusé (article L6351-3). La première pièce jointe est alors le premier contrat d’apprentissage (article R6351-5). Les étapes sont détaillées dans notre guide pour créer un organisme de formation ;
• certification Qualiopi dans la catégorie « actions de formation par apprentissage », indispensable pour être financé par les OPCO (article L6316-1). Voir notre guide Qualiopi ;
• bilan pédagogique et financier chaque année, comme les autres organismes déclarés. Voir notre guide pour remplir le BPF.

Le contrat d’apprentissage : les règles à connaître

Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail conclu entre l’employeur et l’apprenti. Le CFA n’en est pas signataire, mais il intervient à chaque étape : inscription, convention de formation avec l’employeur, organisation de l’alternance, suivi. Selon Service-Public.fr (fiche vérifiée en septembre 2026) :

Règle	Ce qu’il faut savoir
Âge	De 16 à 29 ans révolus, avec des exceptions : jusqu’à 35 ans dans certains cas, sans limite d’âge notamment pour les personnes handicapées ou les créateurs et repreneurs d’entreprise
Durée	De 6 mois à 3 ans en principe, alignée sur la durée du cycle de formation ; le contrat peut aussi être à durée indéterminée
Formation en CFA	Au moins 25 % de la durée totale du contrat
Inscription en CFA	L’apprenti doit être inscrit dans un CFA dans les 3 mois qui suivent le début du contrat
Formalisme	Contrat écrit sur le formulaire cerfa n° 10103
Dépôt	Transmis à l’OPCO de l’employeur au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de son exécution
Décision de l’OPCO	L’OPCO dispose de 20 jours pour se prononcer sur la prise en charge financière
Rupture	Possible librement par l’une ou l’autre partie pendant les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise ; au-delà, dans des cas précis (accord commun, démission après médiation, obtention du diplôme, licenciement dans les cas prévus)

Le financement des contrats

La formation des apprentis est prise en charge par l’OPCO dont relève l’employeur. Le montant dépend du niveau de prise en charge (NPEC) défini pour chaque certification par les branches professionnelles, selon la procédure suivie par France compétences.

Pour le CFA, la conséquence est simple : tant que le contrat n’est pas déposé et accepté par l’OPCO, le financement n’est pas sécurisé. D’où l’importance d’un suivi rigoureux des dates de signature, de début et de dépôt.

Les missions d’un CFA

L’article L6231-2 du Code du travail confie aux CFA quatorze missions. Elles vont bien au-delà de l’enseignement :

Domaine	Missions
Orientation et accès à l’apprentissage	Appuyer et accompagner les candidats, y compris les personnes handicapées (avec un référent handicap), aider à trouver un employeur
Pédagogie	Assurer la cohérence entre la formation au CFA et la formation en entreprise, assurer le suivi des formations à distance, évaluer les compétences acquises
Accompagnement de l’apprenti	Informer sur les droits et devoirs, la santé et la sécurité au travail, résoudre les difficultés sociales et matérielles, aider à accéder aux aides
Sécurisation des parcours	Permettre de poursuivre la formation pendant six mois en cas de rupture du contrat et aider à retrouver un employeur, accompagner les apprentis qui n’obtiennent pas leur diplôme
Égalité et diversité	Sensibiliser à l’égalité entre les femmes et les hommes et à la lutte contre le harcèlement sexuel, promouvoir la mixité et l’égalité des chances
Mobilité	Encourager la mobilité nationale et internationale, avec un personnel dédié

Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur vérifie comment ces missions sont organisées concrètement.

Organiser le suivi des apprentis au quotidien

Avant l’entrée en formation

1. Accueillir et positionner le candidat.
2. Vérifier le contrat et la convention de formation avec l’employeur.
3. S’assurer que le contrat est déposé dans les délais et suivre la décision de l’OPCO.
4. Remettre le règlement intérieur et le calendrier de l’alternance.

Pendant le parcours

• Suivre l’assiduité au CFA, avec un émargement par demi-journée en présentiel et des preuves de suivi pour les séquences à distance.
• Organiser les échanges avec le maître d’apprentissage (visites, entretiens, carnet de liaison).
• Réaliser les évaluations prévues par la certification visée.
• Repérer tôt les difficultés : absences répétées, tensions avec l’employeur, risque de rupture.

En fin de parcours

• Organiser les évaluations finales et l’inscription aux examens.
• Délivrer les documents de fin de formation.
• Accompagner les apprentis sans diplôme ou dont le contrat est rompu.

Checklist de gestion d’un contrat d’apprentissage

• Contrat signé sur le cerfa n° 10103
• Convention de formation conclue avec l’employeur
• Contrat déposé auprès de l’OPCO dans les 5 jours ouvrables
• Décision de prise en charge de l’OPCO reçue
• Apprenti inscrit au CFA dans les 3 mois suivant le début du contrat
• Calendrier d’alternance remis à l’apprenti et à l’employeur
• Émargements et preuves de suivi conservés
• Évaluations réalisées et tracées
• Liaison régulière avec le maître d’apprentissage

Les erreurs fréquentes

• Laisser l’employeur déposer le contrat hors délai sans relance.
• Démarrer la formation avant d’avoir sécurisé la prise en charge de l’OPCO.
• Ne pas formaliser les échanges avec le maître d’apprentissage.
• Négliger les missions d’accompagnement (handicap, mobilité, égalité), pourtant vérifiées par l’auditeur Qualiopi.
• Organiser une partie de la formation à distance sans en assurer le suivi.

Outiller la gestion d’un CFA

Une partie de la gestion d’un CFA est commune à tout organisme de formation : émargement, documents, évaluations, suivi des présences. D’autres besoins sont propres à l’apprentissage : suivi des contrats et des dates de dépôt, relations avec les OPCO, liaison avec les maîtres d’apprentissage. Avant de choisir un outil, vérifiez précisément que ces fonctions propres à l’apprentissage sont couvertes. Notre guide pour choisir un logiciel de gestion propose une grille de critères.

Questions fréquentes

Un organisme de formation peut-il devenir CFA ?

Oui. Il doit faire figurer l’activité de formation par apprentissage dans ses statuts, disposer d’une déclaration d’activité et être certifié Qualiopi pour la catégorie apprentissage afin d’être financé par les OPCO.

Qui dépose le contrat d’apprentissage ?

L’employeur transmet le contrat à son OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de son exécution. Le CFA a tout intérêt à suivre ce dépôt, puisque le financement de la formation en dépend.

Que se passe-t-il si le contrat est rompu ?

L’apprenti peut poursuivre sa formation au CFA pendant six mois, le temps de retrouver un employeur, et le CFA doit l’accompagner dans cette recherche (article L6231-2).

Le CFA doit-il remplir un BPF ?

Oui. Comme tout prestataire ayant une déclaration d’activité, le CFA transmet chaque année son bilan pédagogique et financier.

Sources

• Code du travail, article L6231-2 (missions des CFA)
• Code du travail, article L6351-3 et article R6351-5 (déclaration d’activité)
• Code du travail, article L6316-1 (certification qualité)
• Service-Public.fr : contrat d’apprentissage
• France compétences : niveaux de prise en charge
• Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 modifiant le référentiel national qualité (Journal officiel du 4 août 2026)
• Ministère de l’Économie : aides à l’embauche d’un apprenti