La qualité d’une formation dépend d’abord de la personne qui l’anime. Pour un organisme, recruter et gérer ses formateurs pose donc trois questions : comment vérifier leurs compétences, quel cadre contractuel choisir, et quelles preuves conserver pour la certification Qualiopi et les contrôles. Ce guide traite ces questions du point de vue de l’organisme et complète notre guide sur la gestion d’un organisme de formation. Le point de vue du formateur indépendant fait l’objet d’un article séparé.
La réponse en bref
L’organisme doit pouvoir justifier des titres et qualités de ses formateurs et du lien entre ces titres et les formations qu’ils animent (article L6352-1 du Code du travail). Pour Qualiopi, il détermine, mobilise et évalue les compétences des intervenants internes et externes (indicateur n° 21) et entretient et développe les compétences de ses salariés (indicateur n° 22). Les formateurs peuvent être salariés, indépendants en sous-traitance ou en portage salarial : chaque formule a ses règles, et la sous-traitance impose de s’assurer de la conformité au référentiel (indicateur n° 27), avec une traçabilité dans les contrats à compter du 1er novembre 2026.
Sommaire
Ce que la loi exige sur les compétences
L’article L6352-1 du Code du travail impose à l’organisme de justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qui interviennent à quelque titre que ce soit dans ses prestations, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées. Cette exigence vaut pour les salariés comme pour les intervenants extérieurs.
Elle se retrouve à plusieurs étapes :
- dans le dossier de déclaration d’activité, qui comprend les titres et qualités des formateurs (article R6351-5) ;
- dans les informations remises au stagiaire avant son inscription, qui comportent la liste des formateurs (article L6353-8) ;
- dans le contrat conclu avec un particulier, qui mentionne les diplômes, titres ou références des formateurs (article L6353-4) ;
- dans les conditions de référencement sur Mon Compte Formation (article L6323-9-1).
Pour les organismes qui forment des apprentis, l’article L6352-2 interdit en outre d’exercer, même de fait, une fonction de direction, d’enseignement aux apprentis ou d’administration à toute personne condamnée pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur.
Ce que demande Qualiopi
Trois indicateurs du référentiel national qualité concernent directement les formateurs. Leur numéro et leur rédaction sont identiques dans le référentiel applicable jusqu’au 31 octobre 2026 et dans celui modifié par le décret n° 2026-728, applicable à compter du 1er novembre 2026, à l’exception d’un ajout sur l’indicateur 27.
| Indicateur | Exigence | Exemples de preuves |
|---|---|---|
| 21 | Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des intervenants internes et externes, adaptées aux prestations | Profils de poste, CV, diplômes, grille de sélection, évaluation après intervention |
| 22 | Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations | Plan de formation interne, attestations, veille partagée |
| 27 | En cas de sous-traitance ou de portage salarial, le prestataire s’assure du respect de la conformité au référentiel ; à compter du 1er novembre 2026, il en assure la traçabilité dans les contrats de sous-traitance | Contrats de sous-traitance, charte qualité, suivi des documents remis |
L’indicateur n° 30 demande aussi de recueillir les appréciations des parties prenantes, dont les équipes pédagogiques. Recueillir l’avis des formateurs sur chaque session est donc à la fois utile et attendu. Notre guide pour préparer son audit Qualiopi montre comment présenter ces preuves.
Recruter un formateur
Définir le besoin
Avant de chercher, précisez ce que la formation exige : expertise métier, expérience de terrain, compétences pédagogiques, maîtrise d’un outil de classe virtuelle, habilitation du certificateur pour une formation certifiante. Ce profil sert ensuite de grille de sélection.
Vérifier les compétences
- Diplômes et certifications en lien avec le domaine enseigné.
- Expérience professionnelle dans le métier ou le secteur.
- Expérience pédagogique : formations déjà animées, publics, évaluations obtenues.
- Mise en situation : présentation d’une séquence courte, ou observation lors d’une première session en binôme.
Conservez ces éléments : ce sont eux que l’auditeur ou l’agent de contrôle vous demandera.
Choisir le cadre contractuel
| Formule | Principe | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Salarié | Contrat de travail avec l’organisme | Convention collective applicable, souvent celle des organismes de formation (IDCC 1516) |
| Indépendant en sous-traitance | Contrat de prestation avec un formateur qui a sa propre structure | Déclaration d’activité du formateur, contrat écrit, conformité au référentiel |
| Portage salarial | Le formateur est salarié d’une entreprise de portage qui facture l’organisme | Contrat commercial avec l’entreprise de portage, conformité au référentiel |
Le formateur salarié
Le contrat de travail relève des règles générales du Code du travail et de la convention collective applicable à l’organisme. Pour beaucoup d’organismes privés, il s’agit de la convention collective nationale des organismes de formation (IDCC 1516) ; vérifiez celle qui s’applique réellement à votre activité principale.
Le formateur indépendant
Le formateur qui intervient en sous-traitance réalise une prestation de formation : il doit avoir déposé sa propre déclaration d’activité. Un jugement du tribunal administratif de Montreuil du 16 avril 2025, commenté par Centre Inffo, rappelle que les dépenses engagées auprès d’un sous-traitant non déclaré peuvent être rejetées lors d’un contrôle de l’organisme. Vérifiez donc son numéro avant toute mission. Le contrat précise la mission, les dates, la rémunération et les engagements qualité ; pour le CPF, des mentions supplémentaires sont imposées (article R6333-6-2). Notre article sur le formateur indépendant et la déclaration d’activité détaille ces règles.
Le portage salarial
Le portage salarial associe un contrat commercial entre l’entreprise de portage et l’organisme client, et un contrat de travail entre l’entreprise de portage et le formateur (article L1254-1). Le salarié porté doit justifier d’une expertise, d’une qualification et d’une autonomie lui permettant de trouver lui-même ses clients (article L1254-2). Pour l’organisme, l’indicateur n° 27 s’applique de la même façon qu’en sous-traitance.
Gérer ses formateurs au quotidien
- Un dossier par formateur : CV, diplômes, numéro de déclaration d’activité pour les indépendants, contrats, évaluations.
- Une intégration : présentation de l’organisme, du règlement intérieur, des procédures d’émargement et d’évaluation.
- Des documents remis à chaque session : programme, liste des stagiaires, feuilles d’émargement, questionnaires.
- Un retour après chaque session : bilan du formateur, avis des stagiaires, points d’amélioration.
- Un plan de développement pour les salariés, et une veille partagée avec les intervenants extérieurs.
L’émargement est l’un des points les plus sensibles avec les intervenants extérieurs : notre article sur l’émargement en formation détaille les preuves attendues.
Un outil de gestion peut centraliser ces éléments. VisioFormation, par exemple, met en avant la programmation des sessions, le bilan quotidien du formateur avec exportation, une CV-thèque et des évaluations destinées aux apprenants, aux formateurs, aux managers et aux financeurs.
Checklist formateurs
- Profil attendu défini pour chaque formation
- Diplômes, expérience et compétences pédagogiques vérifiés et conservés
- Numéro de déclaration d’activité vérifié pour chaque indépendant
- Contrat adapté : travail, sous-traitance ou portage
- Contrats de sous-traitance traçant les exigences du référentiel
- Formateurs informés des procédures d’émargement et d’évaluation
- Avis des formateurs recueilli après chaque session
- Plan de développement des compétences des salariés
Questions fréquentes
Un formateur doit-il avoir un diplôme particulier ?
Aucun diplôme unique n’est imposé pour enseigner en formation continue. En revanche, l’organisme doit justifier des titres et qualités de ses formateurs et de leur lien avec les formations réalisées (article L6352-1). Certaines formations certifiantes peuvent exiger des profils particuliers fixés par le certificateur.
Faut-il vérifier le numéro de déclaration d’un formateur indépendant ?
Oui. Le formateur sous-traitant réalise une prestation de formation et doit être déclaré. À défaut, les dépenses engagées auprès de lui peuvent être rejetées lors d’un contrôle.
Un formateur en portage salarial doit-il être déclaré ?
Le contrat est conclu avec l’entreprise de portage. Vérifiez auprès d’elle qui porte la déclaration d’activité et comment elle s’engage sur le respect du référentiel, puisque l’indicateur n° 27 vise aussi le portage salarial.
Comment évaluer un formateur ?
Croisez plusieurs sources : questionnaires des stagiaires, observation, résultats aux évaluations des acquis, retour de l’entreprise cliente et bilan du formateur lui-même.
Sources
- Code du travail, article L6352-1
- Code du travail, article L6352-2
- Code du travail, article R6351-5
- Code du travail, article R6333-6-2
- Code du travail, articles L1254-1 et L1254-2
- Code du travail numérique : convention collective des organismes de formation (IDCC 1516)
- Légifrance : référentiel national qualité en vigueur jusqu’au 31 octobre 2026
- Légifrance : décret n° 2026-728 du 1er août 2026
- Centre Inffo : sous-traitant non déclaré, l’erreur qui peut coûter très cher
