Créer un organisme de formation : les étapes et démarches

Formateur qui se lance, consultant qui souhaite vendre des formations ou entreprise qui structure une activité de formation : les étapes sont les mêmes, et leur ordre compte. Une déclaration déposée trop tôt sera refusée faute de première convention, une déclaration oubliée expose à des difficultés lors d’un contrôle, et une certification Qualiopi lancée trop tard retarde l’accès aux financements. Ce guide reprend chaque étape dans l’ordre, avec les textes qui s’appliquent.

Les étapes en un coup d’œil

1. Définir l’offre, le public visé et les objectifs des formations.
2. Choisir un statut juridique et immatriculer la structure.
3. Préparer les programmes et les modèles de documents.
4. Conclure la première convention ou le premier contrat de formation.
5. Déposer la déclaration d’activité dans les trois mois.
6. Établir le règlement intérieur applicable aux stagiaires.
7. Décider du régime de TVA.
8. Engager la certification Qualiopi si vous visez des financements publics ou mutualisés.
9. Transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier.

Étape 1 : définir son offre de formation

Avant toute formalité, clarifiez ce que vous allez vendre. Le Code du travail distingue quatre catégories d’actions concourant au développement des compétences (article L6313-1) : les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) et les actions de formation par apprentissage.

Une action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel (article L6313-2). Elle peut se dérouler en présentiel, en tout ou partie à distance, ou en situation de travail. Concrètement, chaque formation doit donc avoir :

• un objectif professionnel précis et vérifiable ;
• un public cible et, le cas échéant, des prérequis ;
• un programme, une durée et des modalités pédagogiques ;
• une modalité d’évaluation des acquis.

Ces éléments serviront ensuite dans la convention, le programme remis au stagiaire, la déclaration d’activité et, plus tard, l’audit Qualiopi.

Étape 2 : choisir un statut et immatriculer la structure

Aucune forme juridique n’est imposée : micro-entreprise, entreprise individuelle, société (SARL, SAS, etc.) ou association peuvent exercer une activité de formation. Le choix dépend surtout de critères classiques (protection du patrimoine, fiscalité, protection sociale, projet d’associés), à étudier avec un expert-comptable. Les avantages et les limites de chaque forme sont détaillés dans notre guide sur le choix du statut juridique.

L’immatriculation donne un numéro SIREN, qui sera demandé lors de la déclaration d’activité. Les formalités de création d’entreprise se font en ligne sur le guichet unique des formalités d’entreprises.

Étape 3 : préparer programmes et documents

Il est préférable de disposer de vos modèles avant la première vente : programme de formation, convention ou contrat, convocation, feuille d’émargement, attestation de fin de formation, certificat de réalisation. La première convention signée est d’ailleurs une pièce de la déclaration d’activité.

Pour rédiger ces documents correctement, consultez nos guides sur les mentions obligatoires de la convention de formation, l’émargement en formation et la différence entre attestation de fin de formation et certificat de réalisation.

Étape 4 : conclure la première convention ou le premier contrat

La déclaration d’activité ne peut pas être déposée « à vide » : elle suppose une première convention de formation (avec une entreprise ou un autre acheteur) ou un premier contrat de formation professionnelle (avec un particulier qui finance lui-même sa formation). C’est cette signature qui déclenche le délai de trois mois.

Étape 5 : déposer la déclaration d’activité

Qui doit la déposer et quand ?

Tout prestataire qui réalise des actions concourant au développement des compétences doit déposer une déclaration d’activité auprès du préfet de région. Elle doit être effectuée au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (article R6351-1). Elle peut être déposée en ligne, sur le service Mon Activité Formation.

Les pièces à fournir

L’article R6351-5 du Code du travail fixe la liste des pièces :

Pièce	Précision
Justificatif d’attribution du numéro SIREN	Pour toutes les structures
Bulletin n° 3 du casier judiciaire	Du dirigeant (personne morale) ou du déclarant (personne physique)
Copie de la première convention ou du premier contrat	Ou du premier contrat d’apprentissage pour un CFA
Statuts	Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des formations par apprentissage
Programme et moyens de l’action	Contenu, organisation, moyens pédagogiques et techniques, liste des intervenants avec leurs titres ou qualités et leur lien contractuel avec l’organisme
Pièce d’identité	Du déclarant ou du dirigeant, en cours de validité

Ce qui se passe ensuite

L’administration peut demander des justificatifs complémentaires dans un délai de dix jours ouvrés suivant la réception du dossier ; l’organisme dispose alors de douze jours ouvrés pour répondre (article R6351-5, III). Le préfet de région délivre un récépissé portant le numéro d’enregistrement dans les deux mois qui suivent la réception du dossier complet. En attendant, l’organisme est réputé déclaré (article R6351-6).

Ce numéro doit ensuite figurer sur les conventions, contrats et documents commerciaux, sous la forme « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région de … » (article R6351-6).

Les motifs de refus

L’enregistrement peut être refusé, par une décision motivée, notamment lorsque (article L6351-3) :

• les prestations de la première convention ou du premier contrat ne correspondent pas à des actions de formation au sens du Code du travail ;
• les règles de réalisation des actions de formation ne sont pas respectées ;
• les pièces justificatives ne sont pas produites ;
• l’organisme ne dispose pas des locaux nécessaires aux actions prévues ;
• les dirigeants ont fait l’objet d’une annulation d’enregistrement dans les quatre années précédentes, ou d’une décision de rejet et de versement non réglée dans les cinq années précédentes.

Étape 6 : établir le règlement intérieur

Les organismes de formation doivent établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis. Ce document écrit fixe les principales mesures en matière de santé et de sécurité, les règles de discipline et les modalités de représentation des stagiaires et apprentis (article L6352-3). Remettez-le à chaque stagiaire avant le début de la formation, par exemple avec la convocation. Contenu attendu, sanctions et représentation des stagiaires : voir notre article pour rédiger le règlement intérieur.

Étape 7 : la question de la TVA

Les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA (article 261-4-4° a du Code général des impôts). Cette exonération n’est pas automatique : elle suppose une demande d’attestation, au moyen d’un formulaire cerfa dédié, adressée à la DREETS de votre région.

Selon la DRIEETS d’Île-de-France, l’exonération ne concerne que les activités de formation, elle s’applique à compter de la réception de la demande sans effet rétroactif, et ce choix est ensuite irrévocable. Une structure qui exerce d’autres activités doit les distinguer clairement. Faites valider ce choix par votre expert-comptable, car il a des conséquences sur vos prix et sur la récupération de la TVA sur vos achats.

Étape 8 : obtenir la certification Qualiopi

La certification Qualiopi n’est pas nécessaire pour exercer, mais elle est obligatoire pour bénéficier des fonds des financeurs listés à l’article L6316-1 du Code du travail : opérateurs de compétences (OPCO), commissions paritaires interprofessionnelles régionales (Transitions Pro), État, régions, Caisse des dépôts et consignations (CPF), France Travail et Agefiph.

Pour un organisme qui démarre, le bon calendrier consiste souvent à réaliser les premières sessions avec des clients qui financent eux-mêmes, puis à engager la certification dès que les processus sont rodés. Le déroulement des audits et le référentiel applicable sont détaillés dans notre guide de la certification Qualiopi, et les différents financeurs dans notre article quels financeurs pour quels publics.

Étape 9 : les obligations récurrentes

Une fois l’organisme lancé, plusieurs obligations reviennent chaque année :

• le bilan pédagogique et financier, à transmettre sur Mon Activité Formation. Sans BPF, ou si le BPF ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité devient caduque (article L6351-6). Notre guide pour remplir le BPF détaille la méthode ;
• les audits Qualiopi, pour les organismes certifiés ;
• la conservation des preuves de réalisation de chaque session.

Pour organiser ce quotidien, notre guide comment gérer efficacement un organisme de formation reprend le cycle complet d’une session.

S’équiper dès le départ

Démarrer avec des fichiers dispersés est tentant, mais les ressaisies deviennent vite coûteuses dès les premières sessions. Un logiciel conçu pour les organismes de formation permet de partir sur de bonnes bases : documents générés à partir des mêmes données, émargement, suivi des sessions, préparation du BPF.

VisioFormation réunit par exemple la génération de conventions et d’attestations, les signatures électroniques, l’émargement numérique, les questionnaires et le BPF. Pour comparer les solutions, consultez notre guide comment choisir un logiciel de gestion pour organisme de formation.

Les erreurs fréquentes à la création

• Déposer la déclaration d’activité avant d’avoir signé une première convention.
• Laisser passer le délai de trois mois après la première convention.
• Oublier de faire figurer le numéro de déclaration sur ses documents commerciaux.
• Présenter le numéro de déclaration comme un agrément ou un gage de qualité.
• Promettre un financement CPF ou OPCO sans être certifié Qualiopi.
• Négliger le BPF la première année, au risque de voir la déclaration devenir caduque.

Questions fréquentes

Faut-il un diplôme pour créer un organisme de formation ?

Non. Le Code du travail n’impose pas de diplôme au dirigeant. En revanche, la déclaration d’activité demande la liste des intervenants avec leurs titres ou qualités, et la certification Qualiopi vérifie la qualification et le développement des compétences des personnes qui interviennent.

Combien de temps faut-il pour obtenir le numéro de déclaration d’activité ?

Le préfet de région délivre le récépissé dans les deux mois qui suivent la réception du dossier complet. Pendant ce délai, l’organisme est réputé déclaré (article R6351-6).

Peut-on créer un organisme de formation en micro-entreprise ?

Oui. Le régime micro-social bénéficie même d’un allègement des pièces à joindre à la déclaration d’activité, sous conditions de chiffre d’affaires. Les autres obligations (règlement intérieur, BPF, Qualiopi pour les fonds publics) restent les mêmes.

Le numéro de déclaration permet-il de faire financer ses formations par le CPF ?

Non. Le CPF, comme les OPCO, France Travail ou les régions, suppose la certification Qualiopi. Pour le CPF, la formation doit en plus mener à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique, ou relever des autres cas prévus par la réglementation.

Sources

• Code du travail, article L6313-1 et article L6313-2 (actions de formation)
• Code du travail, article R6351-1, article R6351-5 et article R6351-6 (déclaration d’activité)
• Code du travail, article L6351-3 (motifs de refus)
• Code du travail, article L6352-3 (règlement intérieur)
• Code du travail, article L6316-1 (certification qualité)
• Code du travail, article L6351-6 (caducité de la déclaration)
• DRIEETS Île-de-France : demande d’exonération de TVA
• Service-Public.fr : compte personnel de formation