Conventions, contrats de formation, feuilles d’émargement, contrats de sous-traitance : un organisme de formation fait signer beaucoup de documents. La signature électronique permet de le faire à distance, sans impression ni scan. Encore faut-il savoir ce qu’elle vaut juridiquement, quel niveau choisir et pour quels documents. Ce guide fait le point à partir du Code civil et du règlement européen eIDAS.
La réponse en bref
En droit français, l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur papier, et la signature électronique est valable dès lors qu’elle repose sur un procédé fiable d’identification qui garantit son lien avec l’acte (articles 1366 et 1367 du Code civil). Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Seule la signature qualifiée bénéficie d’une présomption de fiabilité (décret n° 2017-1416). Pour une convention ou un contrat de formation, une signature simple ou avancée proposée par un prestataire sérieux est d’usage courant ; l’essentiel est de pouvoir prouver qui a signé, quand et quel document.
Sommaire
Ce que dit le droit
Deux articles du Code civil posent le cadre.
- L’article 1366 prévoit que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
- L’article 1367 précise que la signature identifie son auteur et manifeste son consentement. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.
Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 ajoute que la fiabilité du procédé est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsqu’il met en œuvre une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen.
Ce règlement, dit eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014, modifié par le règlement (UE) 2024/1183 du 11 avril 2024), prévoit aussi qu’une signature électronique ne peut pas être privée d’effet juridique ni de recevabilité comme preuve en justice au seul motif qu’elle se présente sous forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature qualifiée. Il précise que la signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite. La révision de 2024 porte principalement sur le cadre européen d’identité numérique ; elle n’a pas modifié la définition des trois niveaux de signature.
Les trois niveaux de signature
| Niveau | Principe | Preuve en cas de litige | Usage courant en formation |
|---|---|---|---|
| Simple | Tout procédé électronique de signature, par exemple une case cochée avec envoi d’un code | C’est à celui qui s’en prévaut de démontrer la fiabilité du procédé | Documents courants, accusés de lecture |
| Avancée | Liée au signataire de façon univoque, permet de l’identifier et de détecter toute modification ultérieure | Fiabilité à démontrer, mais plus facile à établir | Conventions, contrats de formation, contrats de sous-traitance |
| Qualifiée | Signature avancée créée avec un dispositif qualifié et reposant sur un certificat qualifié délivré par un prestataire qualifié | Fiabilité présumée jusqu’à preuve du contraire | Actes à fort enjeu, exigences particulières |
Ce que signifie la présomption de fiabilité
La présomption ne veut pas dire qu’une signature simple ou avancée est invalide. Elle signifie qu’en cas de contestation, c’est à la partie qui conteste une signature qualifiée de prouver qu’elle n’est pas fiable, alors que pour les autres niveaux, c’est à celui qui invoque la signature d’en démontrer la fiabilité.
Quels documents signer électroniquement en formation
La convention et le contrat de formation
La convention conclue avec une entreprise et le contrat conclu avec un particulier sont les premiers documents à signer électroniquement. Le gain est immédiat : envoi en un clic, signature depuis un ordinateur ou un téléphone, suivi de l’avancement. Le contenu obligatoire de ces documents ne change pas ; il est détaillé dans notre article sur la convention de formation.
Pour le contrat conclu avec une personne physique qui finance elle-même sa formation, n’oubliez pas le délai de rétractation de dix jours prévu par l’article L6353-5 du Code du travail : il court à compter de la signature, qu’elle soit manuscrite ou électronique.
L’émargement
L’émargement électronique permet au stagiaire de signer sa présence sur un smartphone, une tablette ou un ordinateur, souvent à l’aide d’un code ou d’un QR code propre à la session. La question n’est pas tant le niveau de signature que la capacité à prouver la présence réelle de la bonne personne, au bon moment. Notre article sur l’émargement en formation détaille les preuves attendues.
Les autres documents
- les contrats de sous-traitance avec les formateurs indépendants ;
- les devis acceptés ;
- le règlement intérieur, lorsque vous demandez un accusé de prise de connaissance ;
- certains documents internes, comme les comptes rendus validés.
Vérifiez les exigences des financeurs
Certains financeurs ou dispositifs ont leurs propres outils ou exigences de signature, par exemple lorsque le contrat est conclu sur une plateforme dédiée. Dans ce cas, c’est la procédure du financeur qui s’applique, pas votre outil habituel.
Bien choisir son outil de signature
Avant de retenir une solution, posez ces questions au prestataire :
- Quel niveau de signature proposez-vous, au sens du règlement eIDAS ?
- Comment le signataire est-il identifié : courriel, code envoyé par SMS, double authentification, pièce d’identité ?
- Quel dossier de preuve est conservé : horodatage, adresse, historique des actions, empreinte du document ?
- Combien de temps les documents signés et leurs preuves sont-ils conservés, et où ?
- Les documents signés sont-ils rattachés automatiquement à la session et au stagiaire concernés ?
- Le nombre de signatures est-il limité ou facturé à l’unité ?
La dernière question compte plus qu’il n’y paraît : un organisme qui fait signer conventions, contrats et émargements atteint vite plusieurs centaines de signatures par mois.
Signature électronique et logiciel de gestion
Utiliser un outil de signature séparé oblige à exporter chaque document, à l’envoyer, puis à récupérer et classer la version signée. Lorsque la signature est intégrée au logiciel de gestion, le document signé rejoint directement le dossier de la session.
C’est le cas du logiciel VisioFormation, qui propose des signatures électroniques illimitées avec double authentification, pour les conventions et contrats comme pour l’émargement numérique. Comme pour tout outil, interrogez l’éditeur sur le niveau eIDAS retenu et sur le dossier de preuve conservé.
Pour replacer la signature dans une démarche plus large, consultez notre guide pour digitaliser son organisme de formation.
Checklist
- Niveau de signature connu pour chaque type de document
- Mode d’identification du signataire adapté à l’enjeu
- Dossier de preuve conservé avec chaque document signé
- Durée et lieu de conservation des documents vérifiés
- Délai de rétractation respecté pour les contrats avec des particuliers
- Procédures propres aux financeurs identifiées
- Documents signés rattachés automatiquement aux sessions
Questions fréquentes
Une convention de formation signée électroniquement est-elle valable ?
Oui, dès lors que la signature repose sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec la convention, comme le prévoit l’article 1367 du Code civil.
Faut-il une signature qualifiée pour une convention de formation ?
Aucun texte propre à la formation ne l’impose. Une signature avancée, avec un bon dossier de preuve, est d’usage courant. La signature qualifiée apporte une présomption de fiabilité utile pour les actes à fort enjeu.
Un émargement électronique a-t-il la même valeur qu’une feuille papier ?
Il peut avoir la même valeur probante, à condition de permettre d’identifier le stagiaire et de garantir l’intégrité des données. La qualité du procédé compte plus que le support.
Une signature scannée est-elle une signature électronique ?
Une image de signature collée dans un document ne permet ni d’identifier le signataire de façon fiable ni de garantir l’intégrité du document. Elle offre donc une valeur probante faible en cas de litige.
