Formateur indépendant : faut-il un numéro de déclaration d’activité ?

Vous vous lancez comme formateur indépendant, en micro-entreprise ou en société, et vous vous demandez si vous devez déclarer votre activité auprès de l’administration ? La réponse dépend moins de votre statut que de la façon dont vous travaillez : en direct avec vos propres clients, ou en sous-traitance pour un organisme de formation. Ce guide fait le point sur les règles du Code du travail et sur les situations les plus courantes.

Ce que dit le Code du travail

L’article L6351-1 du Code du travail est rédigé de manière large : la personne qui réalise des prestations de formation professionnelle mentionnées à l’article L6313-1 dépose une déclaration d’activité auprès de l’autorité administrative. Le texte ne fait pas d’exception pour les micro-entrepreneurs, les professions libérales ou les formateurs qui n’interviennent que ponctuellement.

Le statut juridique change en revanche certaines modalités de la démarche. Les déclarants qui relèvent du régime micro-social, sous un certain seuil de chiffre d’affaires, bénéficient d’un dossier allégé : ils fournissent une présentation succincte de leur activité au lieu de la copie de la première convention et des informations détaillées sur la formation (article R6351-5). Le détail de la procédure figure dans notre article sur le numéro de déclaration d’activité.

Formateur indépendant en direct : la situation la plus simple

Vous trouvez vos clients, vous signez avec eux une convention ou un contrat de formation, vous animez et vous facturez. Vous êtes alors un organisme de formation à part entière, même si vous travaillez seul.

Dans cette situation, vous avez les mêmes obligations qu’une structure plus importante :

1. déposer votre déclaration d’activité dans les trois mois qui suivent votre première convention ou votre premier contrat ;
2. établir des conventions ou contrats conformes, puis mentionner votre numéro de déclaration sur les suivants ;
3. remettre les documents prévus aux stagiaires, comme le programme et, à l’issue de la formation, l’attestation ou le certificat de réalisation ;
4. transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier.

Notre guide pour créer un organisme de formation détaille ces étapes dans l’ordre. Pour le bilan annuel, consultez notre article sur le BPF.

Formateur en sous-traitance : faut-il aussi un numéro ?

C’est la question la plus fréquente, et celle où circulent le plus d’idées fausses. Beaucoup de formateurs pensent qu’ils n’ont pas besoin de se déclarer parce qu’ils facturent un organisme, et non un stagiaire ou une entreprise cliente.

Or le formateur sous-traitant réalise bien une prestation de formation : il anime tout ou partie d’une action pour le compte d’un organisme. Il entre donc dans le champ de l’article L6351-1.

Le contrat de sous-traitance

Entre l’organisme et le formateur, la relation repose sur un contrat de sous-traitance, distinct de la convention signée avec le client final. Il précise au minimum la mission confiée, les dates, la rémunération et les engagements de chacun sur la qualité de la prestation. Le formateur n’a pas de convention de formation à signer avec le client, puisque c’est l’organisme donneur d’ordre qui contracte avec lui.

Dans le bilan pédagogique et financier, les deux parties déclarent l’activité de façon différente : l’organisme déclare les achats de prestations auprès de sous-traitants, et le sous-traitant déclare les produits reçus d’autres organismes de formation.

Sous-traitance et Qualiopi : ce qui est exigé

La certification Qualiopi est requise pour l’organisme qui perçoit des fonds publics ou mutualisés (article L6316-1 du Code du travail). La question se pose donc de savoir si le formateur sous-traitant doit, lui aussi, être certifié.

Dans le référentiel national qualité

L’indicateur n° 27 du référentiel impose au prestataire certifié, lorsqu’il fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, de s’assurer du respect de la conformité au référentiel. À compter du 1er novembre 2026, la version modifiée par le décret n° 2026-728 conserve ce numéro et ajoute que le prestataire en assure la traçabilité dans les contrats de sous-traitance. En pratique, l’organisme doit pouvoir montrer comment il sélectionne, informe et suit ses sous-traitants (voir notre article sur la gestion des formateurs), et le formateur doit lui fournir les éléments nécessaires : CV, preuves de compétences, émargements, évaluations.

Hors CPF, les textes font porter l’exigence de certification sur le prestataire qui perçoit les fonds publics ou mutualisés (article L6316-1) et lui demandent de garantir la conformité de la sous-traitance (indicateur n° 27). Ils ne prévoient pas expressément la certification du formateur sous-traitant lui-même. Certains financeurs peuvent toutefois fixer leurs propres exigences : vérifiez-les avant de vous engager. Notre guide de la certification Qualiopi fait le point sur le nouveau référentiel.

Dans le cadre du CPF

Pour les formations financées par le compte personnel de formation, des règles spécifiques s’appliquent depuis le 1er avril 2024 aux contrats de sous-traitance conclus à partir de cette date :

• le contrat est obligatoirement écrit et précise notamment les missions confiées, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi et le montant de la prestation (article R6333-6-2) ;
• le sous-traitant ne peut pas sous-traiter à son tour l’action qui lui est confiée ;
• le prestataire référencé communique ses contrats de sous-traitance à la Caisse des dépôts ;
• le sous-traitant doit en principe détenir la certification Qualiopi, mais celui qui relève du régime micro-social et ne dépasse pas le seuil de chiffre d’affaires fixé par le Code général des impôts en est dispensé (article R6333-6-3).

Situations particulières

Situation	Déclaration d’activité	Point de vigilance
Formateur indépendant qui vend ses formations en direct	Oui	Déclarer dans les trois mois suivant la première convention ou le premier contrat
Formateur indépendant en sous-traitance pour un organisme	Oui	Fournir son numéro au donneur d’ordre, signer un contrat de sous-traitance
Salarié d’un organisme de formation	Non, c’est son employeur qui est déclaré	Aucune démarche personnelle à ce titre
Formateur en portage salarial	Selon le montage retenu avec la société de portage	Vérifier qui porte la déclaration avant de signer
Consultant dont la mission relève du conseil, sans action de formation	Non, l’activité n’entre pas dans le champ de la formation professionnelle	Ne pas présenter la prestation comme une formation

Pour le portage salarial, aucune règle simple ne s’applique à toutes les configurations : interrogez la société de portage et, en cas de doute, le service régional de contrôle de la formation professionnelle.

Les obligations qui suivent la déclaration

Une fois déclaré, le formateur indépendant doit tenir son enregistrement à jour :

• déclarer toute modification (adresse, dénomination, activité) ou la cessation d’activité dans les trente jours (article R6351-8) ;
• transmettre chaque année son bilan pédagogique et financier, y compris lorsqu’il travaille uniquement en sous-traitance ;
• conserver les preuves de réalisation des actions : feuilles d’émargement, évaluations, documents remis aux stagiaires.

En cas de contrôle, une action est réputée inexécutée, et les fonds doivent être remboursés à l’organisme ou à la personne qui l’a financée, lorsqu’elle a été assurée par un formateur ne disposant pas des diplômes, titres et qualités en lien avec l’action réalisée (article L6362-3, dans sa rédaction issue de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026). Gardez donc vos justificatifs de compétences à la disposition des organismes qui vous confient des missions.

L’article L6351-6 prévoit que la déclaration devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsqu’il n’a pas été transmis. Un formateur qui fait une pause dans son activité doit donc surveiller ce point.

Checklist du formateur indépendant

• Mon activité correspond bien à des actions de formation au sens de l’article L6313-1
• J’ai déposé ma déclaration dans les trois mois suivant ma première convention ou mon premier contrat
• Je communique mon numéro à chaque organisme donneur d’ordre
• Chaque mission en sous-traitance fait l’objet d’un contrat écrit
• Pour le CPF, je sais si je relève de la dispense de certification prévue pour le régime micro-social
• Je conserve émargements, évaluations et supports pour chaque intervention
• Mon bilan pédagogique et financier est prévu dans mon calendrier annuel

Questions fréquentes

Un auto-entrepreneur formateur doit-il avoir un numéro de déclaration d’activité ?

Oui, s’il réalise des prestations de formation professionnelle. Le régime micro-social allège le dossier de déclaration, mais ne dispense pas de la déclaration elle-même.

Puis-je travailler en sous-traitance sans numéro en attendant le récépissé ?

Selon l’article R6351-6, l’organisme qui a déposé un dossier complet est réputé déclaré jusqu’à la délivrance du récépissé ou la notification d’un refus. Conservez la preuve du dépôt et communiquez-la à votre donneur d’ordre.

Le formateur sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?

Hors CPF, l’article L6316-1 et l’indicateur n° 27 font porter l’exigence sur l’organisme certifié, qui doit s’assurer que la sous-traitance respecte le référentiel ; ils ne prévoient pas expressément la certification du sous-traitant, mais certains financeurs peuvent avoir leurs propres exigences. Pour le CPF, les contrats conclus depuis le 1er avril 2024 exigent en principe la certification du sous-traitant, sauf dispense prévue pour le régime micro-social.

Faut-il un BPF si je ne travaille qu’en sous-traitance ?

Oui. Tout organisme déclaré transmet un bilan pédagogique et financier, et l’absence de transmission peut rendre la déclaration caduque.

Sources

• Code du travail, article L6351-1
• Code du travail, article R6351-5
• Code du travail, article R6351-6
• Code du travail, article R6351-8
• Code du travail, article L6351-6
• Code du travail, article R6333-6-2
• Code du travail, article R6333-6-3
• Code du travail, article L6316-1
• Centre Inffo : sous-traitant non déclaré, l’erreur qui peut coûter très cher aux organismes de formation
• Centre Inffo : Qualiopi, des précisions sur la sous-traitance
• Assemblée nationale : question écrite n° 14097
• Légifrance : décret n° 2026-728 du 1er août 2026
• Légifrance : référentiel national qualité en vigueur jusqu’au 31 octobre 2026 (annexe du Code du travail)
• Légifrance : Code du travail, article L6362-3, version en vigueur