Audit Qualiopi : comment le préparer ?

L’audit Qualiopi n’est pas un examen que l’on révise la veille. C’est une vérification, sur pièces et par entretiens, que vos pratiques quotidiennes correspondent à ce que demande le référentiel national qualité. Un organisme bien organisé le prépare donc surtout en amont, en rendant ses preuves faciles à retrouver. Ce guide présente les différents audits, la méthode de préparation, le déroulé d’une journée type et les suites possibles.

Les différents audits Qualiopi

La certification Qualiopi, exigée par l’article L6316-1 du Code du travail pour accéder aux fonds publics et mutualisés, est délivrée par un organisme certificateur accrédité ou autorisé. Elle est valable trois ans et s’organise autour de plusieurs audits.

Audit	Moment	Ce qui est vérifié
Audit initial	Avant l’obtention du certificat	La conformité de l’organisme à l’ensemble des indicateurs applicables
Audit de surveillance	Entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification	La mise en œuvre réelle des pratiques et le traitement des écarts relevés lors de l’audit initial
Audit de renouvellement	Avant l’échéance du certificat	La conformité sur un nouveau cycle

Le contenu de chaque audit, sa durée et ses modalités sont fixés par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, modifié notamment en 2023 et en 2025, puis précisés par le certificateur. Demandez à ce dernier son plan d’audit écrit : il précise le périmètre, la durée et les personnes à mobiliser.

Pour comprendre les critères et le cycle complet, consultez notre guide de la certification Qualiopi. Ne confondez pas cet audit, mené par un organisme certificateur, avec le contrôle administratif et financier que peuvent conduire les services de l’État : ses objectifs et ses suites sont différents.

Étape 1 : délimiter votre périmètre

Tous les indicateurs ne s’appliquent pas à tous les organismes. Certains ne concernent que les actions de formation par apprentissage, les bilans de compétences ou la validation des acquis de l’expérience. D’autres ne s’appliquent qu’aux prestations qui préparent à une certification professionnelle.

Avant de rassembler la moindre preuve, listez :

• les catégories d’actions pour lesquelles vous demandez ou détenez la certification ;
• les types de prestations que vous réalisez réellement : présentiel, distanciel, en situation de travail, certifiant ou non ;
• les indicateurs qui, de ce fait, ne vous concernent pas, avec la raison.

Un indicateur déclaré non applicable doit pouvoir être justifié devant l’auditeur. Un organisme qui affirme ne jamais faire de sous-traitance, par exemple, doit être capable de le confirmer simplement.

Étape 2 : construire votre table de preuves

L’outil le plus utile est un tableau simple : un indicateur par ligne, ce que vous faites, la preuve et l’endroit où elle se trouve. Voici à quoi peut ressembler un extrait :

Exigence du référentiel	Votre pratique	Exemples de preuves
Information du public sur les prestations	Fiches programme publiées en ligne	Pages du site, catalogue, date de mise à jour
Analyse du besoin	Entretien ou questionnaire préalable	Questionnaires remplis, comptes rendus
Adaptation au public	Positionnement en début de parcours	Tests de positionnement, adaptations notées
Suivi de la réalisation	Émargement par demi-journée	Feuilles d’émargement, connexions pour le distanciel
Évaluation des acquis	Quiz ou mise en situation en fin de module	Résultats, grilles d’évaluation
Recueil des appréciations	Questionnaire de satisfaction	Synthèse des réponses, plan d’action
Amélioration continue	Revue périodique des retours	Compte rendu, actions mises en place

Ne recopiez pas mot pour mot les intitulés : rédigez-les avec vos propres termes, à partir du référentiel et du guide de lecture en vigueur. L’auditeur s’intéresse à ce que vous faites réellement, pas à la reformulation du texte.

Étape 3 : vérifier quelques dossiers complets

Lors de l’audit, l’auditeur choisit généralement des actions ou des dossiers de stagiaires et remonte le fil, de la demande initiale jusqu’à l’évaluation finale. Faites cet exercice vous-même sur trois ou quatre dossiers récents, de types différents.

Pour chaque dossier, vérifiez que vous retrouvez rapidement :

1. la demande ou l’analyse du besoin ;
2. la convention ou le contrat signé, avec le programme ;
3. la convocation et les informations remises avant l’entrée en formation ;
4. les feuilles d’émargement ou les preuves de connexion ;
5. les évaluations des acquis ;
6. le certificat de réalisation ou l’attestation de fin de formation ;
7. le questionnaire de satisfaction et, si vous en faites un, le questionnaire à froid.

Les pièces manquantes ou dispersées apparaissent tout de suite. Nos articles sur l’émargement, le certificat de réalisation et l’évaluation de formation détaillent les attendus pour chacun de ces documents.

Étape 4 : préparer les personnes

L’audit repose aussi sur des entretiens. Selon votre taille, l’auditeur peut interroger la direction, le référent pédagogique, un ou plusieurs formateurs, le référent handicap ou la personne chargée de l’administratif.

Quelques principes pour préparer ces échanges :

• chacun doit savoir expliquer sa propre pratique, avec ses mots ;
• personne ne doit réciter le référentiel ;
• un écart reconnu et déjà identifié dans votre plan d’amélioration vaut mieux qu’une réponse approximative ;
• les formateurs sous-traitants doivent savoir quels documents ils vous remettent et à quel moment.

Le déroulé d’un audit

Même si chaque certificateur a sa propre organisation, un audit suit en général la même trame :

1. Réunion d’ouverture : présentation de l’auditeur, rappel du périmètre et du programme de la journée.
2. Revue des indicateurs : échanges sur chaque exigence applicable, consultation des documents.
3. Échantillonnage : examen de dossiers et d’actions choisis par l’auditeur.
4. Entretiens : questions aux personnes concernées.
5. Réunion de clôture : restitution des constats, points forts, non-conformités éventuelles.

Le rapport d’audit est transmis ensuite. Il fait apparaître, le cas échéant, des non-conformités mineures ou majeures.

Après l’audit : traiter les non-conformités

Une non-conformité mineure correspond à une prise en compte partielle d’un indicateur, qui ne remet pas en cause la qualité globale de la prestation. Une non-conformité majeure correspond à une absence de prise en compte ou à une prise en compte qui remet en cause la qualité de la prestation.

Les délais de traitement sont fixés par l’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié. Pour une non-conformité mineure, le plan d’action est adressé au certificateur dans le délai qu’il fixe et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois ; il est vérifié à l’audit suivant, et une non-conformité mineure qui n’est pas levée à ce moment devient majeure. Pour une non-conformité majeure, les actions correctives doivent être effectives sous trois mois. Une certification ne peut pas être délivrée tant qu’une non-conformité majeure n’est pas levée, et des non-conformités majeures non levées sous trois mois peuvent conduire au refus, à la suspension ou au retrait de la certification. Lors de l’audit initial, au moins cinq non-conformités mineures non levées au moment de la décision constituent une non-conformité majeure.

Pour vos réponses, privilégiez des actions concrètes et vérifiables : un modèle de document corrigé, une procédure appliquée à une session récente, une preuve datée.

Ce que l’organisation de vos outils change

La préparation d’un audit est beaucoup plus simple lorsque les preuves sont produites au fil de l’eau, au même endroit, plutôt que reconstituées la semaine précédente. Un logiciel de gestion peut y contribuer en centralisant conventions, émargements, évaluations et questionnaires pour chaque action.

C’est l’approche de VisioFormation, qui regroupe l’émargement numérique, les questionnaires planifiables destinés aux apprenants, aux formateurs, aux managers et aux financeurs, ainsi que la génération des attestations. L’éditeur propose aussi LILYA 2.0, un agent d’intelligence artificielle présenté comme un consultant Qualiopi, qui peut aider à se poser les bonnes questions avant un audit. Un outil ne remplace évidemment pas l’appropriation du référentiel par l’équipe.

Checklist des quinze jours avant l’audit

• Plan d’audit reçu du certificateur, avec la version du référentiel appliquée
• Liste des indicateurs applicables et non applicables, justifiée
• Table de correspondance indicateurs et preuves à jour
• Trois ou quatre dossiers complets vérifiés de bout en bout
• Site internet et catalogue relus : informations, indicateurs de résultats, accessibilité
• Synthèse récente des questionnaires de satisfaction et actions qui en découlent
• Personnes interrogées prévenues et disponibles
• Écarts déjà identifiés listés, avec les actions en cours

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un audit Qualiopi ?

Cela dépend surtout de l’état de vos pratiques. Un organisme qui trace déjà ses actions peut se préparer en quelques semaines ; un organisme qui doit créer ses procédures et ses modèles a besoin de plusieurs mois de fonctionnement pour disposer de preuves réelles.

L’audit peut-il se faire à distance ?

Certains audits peuvent être réalisés à distance, selon les règles applicables et la décision du certificateur. Le plan d’audit précise la modalité retenue.

Faut-il un consultant pour réussir son audit ?

Ce n’est pas obligatoire. Un accompagnement peut aider à structurer la démarche, mais l’auditeur évalue la pratique de l’organisme et la capacité de l’équipe à l’expliquer.

Que change le nouveau référentiel au 1er novembre 2026 ?

Le décret n° 2026-728 modifie le référentiel à compter du 1er novembre 2026, avec notamment un indicateur supplémentaire propre à l’apprentissage. Vérifiez la version applicable à la date de votre audit et les éventuels textes d’application auprès du ministère et de votre certificateur.

Sources

• Code du travail, article L6316-1
• Code du travail, article R6316-1
• Code du travail, article R6316-3
• Légifrance : décret n° 2026-728 du 1er août 2026
• DREETS Provence-Alpes-Côte d’Azur : la certification qualité Qualiopi
• Légifrance : arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, version consolidée