La sous-traitance est la première source d’erreurs dans les bilans pédagogiques et financiers : stagiaires comptés deux fois, chiffre d’affaires déclaré sur la mauvaise ligne, BPF à zéro chez un formateur pourtant actif. La règle est pourtant simple dès que l’on sépare les deux rôles : celui qui confie la formation et celui qui la réalise pour le compte d’un autre. Ce guide montre, cadre par cadre, ce que déclare chacun. Pour la méthode générale, voir notre guide BPF : comment remplir le bilan pédagogique et financier.
La réponse en bref
Le donneur d’ordre déclare le chiffre d’affaires facturé à son client selon l’origine des fonds (cadre C), les sommes versées au sous-traitant dans ses charges (cadre D) et les actions confiées dans le cadre F-2. Le sous-traitant déclare les sommes reçues en ligne 10 du cadre C et les stagiaires concernés dans le cadre G, et non dans les cadres F. Chaque organisme déclaré remplit son propre BPF (article L6352-11 du Code du travail), même s’il ne travaille qu’en sous-traitance.
Sommaire
Qui est donneur d’ordre, qui est sous-traitant
Le donneur d’ordre est l’organisme qui contractualise avec le client (convention avec une entreprise, contrat avec un particulier, commande CPF) et qui facture la formation. Il confie tout ou partie de sa réalisation à un autre organisme.
Le sous-traitant réalise la formation pour le compte du donneur d’ordre et lui facture sa prestation. Il n’a pas de lien contractuel avec le client final. Un formateur indépendant qui anime des sessions pour un organisme est, dans la très grande majorité des cas, dans cette situation.
Le sous-traitant doit être déclaré
Un formateur ou un organisme qui réalise des actions de formation en sous-traitance exerce une activité de prestataire de formation : il doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité. Notre article sur le formateur indépendant et la déclaration d’activité détaille cette obligation et ses risques.
Ce que déclare le donneur d’ordre
| Cadre | Ce qu’il déclare |
|---|---|
| C | Le chiffre d’affaires facturé au client, sur la ligne de celui qui paie (entreprise, OPCO, Caisse des dépôts, particulier) |
| D | Les sommes versées au sous-traitant, dans les charges : achats de formation (compte 604) ou honoraires de formation (compte 6226) |
| F-1, F-3, F-4 | Tous ses stagiaires et leurs heures suivies, y compris ceux dont la formation a été confiée à un sous-traitant |
| F-2 | Le détail des actions confiées : nombre de stagiaires et heures suivies auprès du sous-traitant |
La ventilation du chiffre d’affaires par financeur est détaillée dans notre article BPF cadre C : ventiler ses produits par financeur. Le donneur d’ordre reste responsable de l’action vis-à-vis du client et du financeur. Les stagiaires sont « les siens » : il les déclare dans les cadres F, puis précise en F-2 la part réalisée par un autre organisme.
Ce que déclare le sous-traitant
| Cadre | Ce qu’il déclare |
|---|---|
| C, ligne 10 | Les sommes reçues des organismes donneurs d’ordre |
| F | Rien pour ces actions : il n’y déclare que ses propres stagiaires |
| G | Le nombre de stagiaires et d’heures suivies pour les formations qui lui ont été confiées |
La notice du formulaire indique que les données du cadre G correspondent à la ligne 10 du cadre C et ne doivent pas être comptabilisées dans les cadres F. C’est ce qui évite le double comptage : les mêmes stagiaires apparaissent dans les cadres F du donneur d’ordre et dans le cadre G du sous-traitant, jamais deux fois dans les cadres F.
Cas pratique
Un organisme A vend à une entreprise une formation de 3 jours (21 heures) pour 10 salariés, prise en charge par l’OPCO de l’entreprise pour 6 300 € HT. Il confie l’animation à un formateur indépendant B, déclaré, qui lui facture 2 800 € HT.
| Organisme A (donneur d’ordre) | Formateur B (sous-traitant) | |
|---|---|---|
| Cadre C | 6 300 € en ligne 2, sous-ligne h | 2 800 € en ligne 10 |
| Cadre D | 2 800 € d’achats ou d’honoraires de formation | Ses propres charges éventuelles |
| Cadre F-1 | 10 stagiaires salariés, 210 heures-stagiaires | Rien pour cette action |
| Cadre F-2 | 10 stagiaires, 210 heures confiées | Sans objet |
| Cadre G | Sans objet | 10 stagiaires, 210 heures |
Les heures se calculent sur les heures suivies : 10 stagiaires × 21 heures = 210 heures-stagiaires, si tous ont été présents. En cas d’absence, retenez les heures réellement suivies, telles qu’elles ressortent de l’émargement. Notre article sur les absences en formation explique comment les constater.
Les situations particulières
Le formateur qui n’a que de la sous-traitance
Il remplit quand même son BPF : son chiffre d’affaires figure en ligne 10, ses stagiaires dans le cadre G, et ses cadres F restent vides. Un BPF « à zéro » serait faux, et un bilan non transmis ou ne faisant apparaître aucune activité rend la déclaration d’activité caduque (article L6351-6). Voir notre article sur la déclaration d’activité.
Le portage salarial
Le contrat est conclu avec l’entreprise de portage, qui facture l’organisme. Vérifiez avec elle quelle structure porte la déclaration d’activité et déclare la prestation. En cas de doute sur la façon de la déclarer dans votre BPF, interrogez le service de contrôle de votre DREETS avant la date limite.
Un organisme à la fois donneur d’ordre et sous-traitant
C’est fréquent. Déclarez séparément les deux flux : vos propres actions (cadres C et F, avec F-2 pour ce que vous confiez) et les actions réalisées pour d’autres (ligne 10 et cadre G).
Ce que demande Qualiopi
L’indicateur n° 27 du référentiel national qualité demande au prestataire qui recourt à la sous-traitance ou au portage salarial de s’assurer du respect de la conformité au référentiel. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 modifie le référentiel à compter du 1er novembre 2026 ; selon les présentations publiées du nouveau référentiel, l’indicateur n° 27 ajoute que le prestataire assure cette traçabilité dans les contrats de sous-traitance. Vérifiez le libellé exact dans le décret et dans le guide de lecture du ministère du Travail. Notre article sur la gestion des formateurs présente les preuves attendues, et notre guide audit Qualiopi la préparation de l’audit.
Les erreurs fréquentes
- Le sous-traitant déclare les stagiaires dans les cadres F au lieu du cadre G.
- Le donneur d’ordre oublie le cadre F-2.
- Le sous-traitant déclare son chiffre d’affaires en ligne 1 parce que le client final est une entreprise.
- Le formateur sous-traitant ne dépose pas de BPF ou dépose un BPF à zéro.
- Les heures déclarées par les deux organismes ne concordent pas.
Checklist
- Contrat de sous-traitance écrit pour chaque collaboration
- Numéro de déclaration d’activité du sous-traitant vérifié
- Feuilles d’émargement transmises par le sous-traitant au donneur d’ordre
- Heures suivies identiques chez les deux organismes
- Donneur d’ordre : achats en cadre D et actions confiées en F-2
- Sous-traitant : ligne 10 du cadre C et cadre G
Questions fréquentes
Un formateur indépendant en sous-traitance doit-il remplir un BPF ?
Oui, dès lors qu’il est déclaré comme organisme de formation. Il déclare ses produits en ligne 10 et ses stagiaires dans le cadre G.
Le donneur d’ordre doit-il déclarer les stagiaires confiés à un sous-traitant ?
Oui. Il les déclare dans ses cadres F comme ses autres stagiaires, puis détaille les actions confiées dans le cadre F-2.
Faut-il un contrat de sous-traitance écrit ?
Le contrat écrit est la meilleure preuve de la relation et des obligations de chacun. Il permet aussi de justifier, lors de l’audit Qualiopi, que le prestataire s’assure du respect du référentiel par son sous-traitant (indicateur n° 27).
Les deux organismes doivent-ils déclarer le même nombre d’heures ?
Ils déclarent les mêmes heures suivies pour l’action concernée. Un écart signale souvent une erreur de feuille d’émargement ou de période.
Sources
- Service-Public.fr : notice explicative du bilan pédagogique et financier (n° 50199*17, cerfa n° 10443*17)
- Code du travail, article L6352-11
- Code du travail, article L6351-6
- Centre Inffo : sous-traitant non déclaré, l’erreur qui peut coûter très cher aux organismes de formation
- Centre Inffo : Qualiopi, des précisions sur la sous-traitance
- Légifrance : décret n° 2026-728 du 1er août 2026
